L’essentiel en 30 secondes
- Jurisprudence récente : Par une décision du 25 juin 2026, la Cour d’Appel de Toulouse valide le redressement fiscal de dirigeants ayant remboursé leurs IK sans justificatifs matériels probants.
- Portée de la règle : L’état de frais mensuel (dates, motifs, lieux) demeure obligatoire mais est jugé insuffisant à lui seul pour établir la réalité des trajets.
- Conséquence financière : En l’absence de preuves tangibles, les sommes perçues sont réintégrées en rémunération personnelle, soumises aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu sur l’ensemble des exercices non prescrits.
Le remboursement des indemnités kilométriques (IK) aux dirigeants et salariés constitue une pratique courante au sein des TPE et PME. Néanmoins, l’application du barème forfaitaire kilométrique reste subordonnée à l’établissement formel et matériel de la réalité des déplacements professionnels effectués.
L’affaire jugée par la Cour d’Appel de Toulouse (25 juin 2026)
Dans cette affaire, deux gérants de société percevaient chaque mois des indemnités kilométriques. Ils tenaient régulièrement un récapitulatif mensuel formalisé précisant les dates des trajets, les lieux de rendez-vous et les motifs professionnels des déplacements.
Lors d’une vérification de comptabilité, l’administration fiscale a constaté l’absence de tout document annexe permettant de corroborer matériellement les mentions portées sur ces feuillets récapitulatifs.
En l’espèce, les dirigeants n’ont présenté :
- Aucun reçu ou justificatif de péage ou de carburant sur les axes ou dates mentionnés ;
- Aucun échange de courriels ou compte-rendu confirmant la tenue des rendez-vous inscrits ;
- Aucune concordance documentaire avec des chantiers, contrats ou prestations facturées à des clients sur les lieux de destination.
Requalification et conséquences financières du contrôle
L’administration fiscale a considéré qu’en l’absence d’éléments de preuve matériels et tangibles, les montants versés au titre des IK ne présentaient pas le caractère de frais professionnels déductibles.
L’ensemble des sommes versées sur une période de trois ans a été réintégré et requalifié en rémunération personnelle des dirigeants. Cette requalification a entraîné un rappel de cotisations sociales ainsi qu’un ajustement au titre de l’impôt sur le revenu pour les bénéficiaires.
Pour rappel, si la tenue du récapitulatif mensuel ne constitue pas à elle seule une preuve suffisante, sa présence demeure indispensable pour écarter l’application systématique des pénalités pour mauvaise foi lors d’un redressement.
La gestion des frais de route s’inscrit dans l’ensemble des dispositifs de compensation liés aux déplacements pro. Pour les professionnels effectuant un kilométrage élevé, vous pouvez consulter notre dossier relatif à l’aide carburant pour les travailleurs grands rouleurs.
Les documents admis pour justifier de la réalité des déplacements
Pour parer aux exigences de l’administration lors d’un contrôle, la constitution d’un dossier justificatif complet suppose de conserver systématiquement les éléments matériels d’appui :
- Les reçus de paiement de péage et les factures de carburant datés ;
- Les invitations, agendas électroniques et courriels de confirmation de rendez-vous ;
- Les devis, bons de livraison ou factures d’intervention faisant le lien direct avec les clients et lieux visités.
Cette rigueur documentaire permet d’assurer la conformité de votre comptabilité. Nos équipes accompagnent les dirigeants dans l’audit de leurs procédures internes via notre prestation en Optimisation fiscale.
L’accompagnement par Terre d’Entrepreneurs
L’anticipation et la vérification continue des éléments justificatifs sont essentielles pour prémunir votre entreprise contre les risques de requalification. Nos spécialistes en Comptabilité assistent les dirigeants dans la mise en œuvre de contrôles internes adaptés.
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