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Quelles sont les formalités administratives liées à l’embauche ?

Lors de l’embauche d’un salarié, un certain nombre de formalités administratives sont demandées pour être conforme à la réglementation et éviter tout litige avec l’inspection du travail et les organismes sociaux. Dans le but de vous éclairer, Terre d’Entrepreneurs aborde pour vous les différentes formalités liées à l’embauche.

Les différentes formalités administratives liées à l’embauche :

La déclaration préalable à l’embauche DPAE

La DPAE remplace la déclaration unique d’embauche (DUE). Elle informe l’URSSAF ou la MSA du recrutement d’un nouveau salarié. Composée de six formalités en une, vous pourrez y retrouver :

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié,
  • L’immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie),
  • L’affiliation en tant qu’employeur au régime d’assurance chômage,
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • La demande d’examen médical d’embauche ou de visite d’information et de prévention,
  • Le pré-établissement de la liste des salariés embauchés servant à la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales).

La DPAE joue un rôle primordial pour votre entreprise, puisqu’elle va vous permettre d’être couvert en cas d’accident du travail du salarié, d’ouvrir ses droits sociaux, de bénéficier de possibles droits d’exonérations, ainsi que d’être conforme aux différentes administrations et organismes pour éviter tout risque de sanctions.

Cette déclaration d’embauche doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’arrivée du salarié, et la veille de la période d’essai ou prise de fonction au plus tard. Un accusé de réception est alors envoyé à l’employeur sous 5 jours. Dans le cas où la DPAE ne peut pas être fournie directement au salarié, il faudra lui remettre l’accusé de réception.

Les entreprises ayant effectué plus de 50 DPAE durant l’année civile précédente, doivent obligatoirement la compléter par voie électronique.

 

Affiliation du salarié aux caisses de retraite, à la mutuelle et à la prévoyance. Remise des éventuelles DUE Santé et Prévoyance.

La mutuelle santé est destinée à rembourser les frais de santé suivants :

  • Les soins courants (les consultations chez le médecin, les médicaments, les analyses médicales ou bilans de santé…)
  • Le domaine optique
  • Le domaine dentaire
  • Les hospitalisations

Selon la mutuelle et le régime de couverture, d’autres frais liés à la santé peuvent être remboursés, comme le domaine auditif ou encore la médecine douce.

Depuis 2016 et l’Accord National Interprofessionnel, l’employeur doit proposer une mutuelle santé d’entreprise collective, avec une prise en charge de minimum 50%. Le salarié peut ne pas y souscrire, en cas d’adhésion à un autre contrat de frais de santé par exemple.

Au même titre que la mutuelle, la prévoyance est une protection sociale, mais les garanties ne couvrent pas les mêmes risques que la complémentaire santé.

En effet, la prévoyance va couvrir les aléas de la vie grâce au versement d’aides lors d’accidents ou de maladies. Les contrats concernent les risques liés à la dépendance, à l’invalidité, à l’incapacité et au décès. Il faut distinguer la prévoyance obligatoire de la sécurité sociale et la prévoyance individuelle des assurances.

La mise en place d’un contrat de prévoyance collective n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Des actes de droits la rendent obligatoire pour certains types d’employeurs. Il convient donc pour chaque entreprise de vérifier les textes en vigueur.

Les deux autres manières d’instaurer une mutuelle et une prévoyance d’entreprise sont un accord de branche ou d’entreprise, ainsi qu’un accord par référendum auprès des salariés. Le recours à la DUE est majoritaire dans les TPE et les PME. Nous vous conseillons de vous faire accompagner pour votre rédaction de DUE par un professionnel.

 

Etablissement et signature du contrat de travail

Le contrat fait office de référence en ce qui concerne les formalités d’embauche. Il s’agit d’une base pour le salarié et son employeur. Vous pourrez y retrouver toutes les conditions et modalités du poste occupé par votre collaborateur, comme les horaires, les différentes clauses, le salaire et les éventuels avantages.

Bien que nous le recommandons, aucun écrit n’est exigé pour un CDI à temps plein, sauf si votre convention collective l’impose.

Le contrat écrit est obligatoire pour les emplois en CDD, à temps partiel, ou selon la convention collective applicable. En cas d’absence de contrat écrit, le salarié est considéré comme étant en CDI à temps plein. 

A l’appréciation de l’employeur et du salarié, il est possible d’inclure une période d’essai au contrat.

 

Inscrire le salarié au registre unique du personnel

Lors de l’embauche du salarié, l’employeur est tenu de l’inscrire au registre unique du personnel. Vous pourrez y retrouver certaines informations de base à son sujet. Les mentions doivent être conservées 5 ans à compter de sa date de départ. Tous les employeurs se doivent de le tenir à jour, excepté les particuliers employeurs et les associations recourants au chèque emploi associatif. 

En cas de contrôle par un inspecteur du travail ou un agent URSSAF / MSA, le registre fera systématiquement office de vérification. 

 

Visite médicale à l’embauche ou visite d’information et de prévention

Organiser la première visite médicale de votre nouveau collaborateur est obligatoire dès son embauche. Le décret du 27 décembre 2016 visant à moderniser la médecine du travail, en a modifié les formes. Désormais, deux types de visites sont possibles :

  • La visite d’information et de prévention, où l’on échange sur l’état de santé du salarié et l’informe des risques liés à son poste, qui doit être réalisée sous 3 mois après son arrivée et doit être renouvelée tous les 5 ans.

En cas de nécessité, le professionnel de santé peut rediriger le salarié vers un médecin du travail pour une visite médicale plus poussée. 

  • La visite médicale d’embauche, destinée aux postes à risque (exposés à des agents toxiques ou cancérigènes, divers agents biologiques, risque de chute…). Les différentes conditions sont énumérées à l’article R-4624-23 du Code du travail. Le médecin du travail procédera à un examen d’aptitude à l’embauche et se prononcera sur l’autorisation de travail.

Une visite médicale intermédiaire doit être effectuée par un professionnel de santé du travail. Puis, un examen d’aptitude devra être renouvelé selon la périodicité fixée par le médecin du travail, au maximum tous les 4 ans.

Il faut savoir qu’un salarié peut bénéficier d’une visite médicale sur simple demande et que l’employeur ne peut pas s’y opposer.

 

Le relevé mensuel des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois à la DARES (uniquement pour les entreprises de plus de 50 salariés).

Les entreprises comptant plus de 50 salariés doivent se conformer à cette formalité. Il s’agit d’envoyer mensuellement un relevé des contrats de travail conclus et résiliés durant le mois à la DARES.

 

Le document unique d’évaluation des risques (DUER)

Le DUER est un document obligatoire répertoriant tous les risques de santé et de sécurité des salariés d’une entreprise. Vous pourrez grâce à lui, élaborer des actions de prévention. Il doit être tenu à jour tous les ans, ou à chaque incorporation d’élément susceptible d’avoir un impact sur la santé ou la sécurité. Votre entreprise en est entièrement responsable, même si sa réalisation peut être confiée à un tiers. 

Le cas d’une embauche d’un salarié étranger

Les formalités d’embauche sont sensiblement différentes concernant un salarié étranger. L’employeur doit d’abord constituer un dossier de demande d’introduction, puis vérifier l’autorisation de travail du potentiel salarié. Il y a exception lorsqu’il s’agit d’un ressortissant de la Suisse ou de l’Espace Economique Européen (Union européenne, Norvège, Liechtenstein, Islande).

Un e-mail doit être envoyé à la préfecture avec l’autorisation du travail, au minimum deux jours ouvrables avant le début de l’embauche. La réponse sera transmise deux jours ouvrables après réception de la demande, en sachant qu’il est possible que la préfecture sollicite le document original. En cas d’absence de réponse, l’employeur devra procéder lui-même à la vérification.

La demande de vérification de l’autorisation de travail n’est pas obligatoire si le ressortissant possède un justificatif d’inscription sur la liste des demandeurs d’emploi (par Pôle Emploi).

Bénéficier des aides à l’embauche

Pour aller plus loin que les formalités d’embauche, nous recommandons de prendre connaissance des différentes aides destinées au recrutement.

La situation sanitaire actuelle a pour conséquence des évolutions quant aux plans d’aides.

Voici quelques exemples non-exhaustifs d’aides à l’embauche :

  • Aide à l’embauche d’un jeune de moins de 26 ans

Dans le cadre du plan “1 jeune, 1 solution”, le gouvernement propose une aide de 4 000 maximum pour les jeunes de moins de 26 ans, s’engageant pour des CDD de plus de 3 mois ou des CDI.

Pour le moment, l’aide concerne les contrats conclus jusqu’au 31 mars 2021, en sachant qu’elle peut être demandée jusqu’à 4 mois après sa signature, soit jusqu’au 31 juillet 2021.

Elle est destinée à toutes les entreprises, excepté aux particuliers employeurs. Le salaire du nouveau collaborateur ne doit pas dépasser deux fois le Smic et l’employeur ne doit pas percevoir d’autres aides de l’Etat pour ce salarié.

 

  • Aide à l’emploi des travailleurs handicapés

Pour favoriser les entreprises à recruter des travailleurs handicapés, une aide est allouée pour compenser des surcoûts liés à leur handicap. Son montant peut s’élever de 5 637,50 pour la fourchette basse, à 11 223,75 pour la fourchette haute. L’employeur doit fournir la preuve des surcoûts liés à l’handicap, des heures de travail effectivement travaillées durant le trimestre, et demander une reconnaissance de la lourdeur de l’handicap.

Elle est accordée pendant 3 ans renouvelables, avec un versement chaque trimestre.

Il faut également savoir que d’autres aides existent sous différentes conditions, concernant l’embauche de travailleurs handicapés.

 

  • Aide à l’embauche d’emplois francs

Retrouvez tout le détail de cette aide dans notre précédent article.

 

Collaborer avec des experts pour les formalités administratives liées à l’embauche

Vous l’aurez compris, le respect de l’ensemble des formalités liées à l’embauche peut sembler lourd à appréhender et à gérer.

De plus, la législation les concernant évolue, et il n’est pas toujours facile pour les chefs d’entreprises de suivre constamment les nouvelles réformes. Beaucoup de sociétés choisissent de collaborer avec des cabinets comptables comme Terre d’Entrepreneurs, afin d’être informées des obligations relatives à l’embauche.

Pour poursuivre votre lecture, consultez notre article sur “Comment établir une fiche de paie”.

Vous souhaitez vous faire accompagner par nos experts Terre d’Entrepreneurs ? Contactez-nous ici.

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