En tant que chef d’entreprise, vous serez confronté à de nombreuses situations concernant vos salariés. Vous devrez notamment embaucher, mais aussi dans certaines circonstances, licencier.
Au terme du licenciement, de la démission, rupture conventionnelle, fin cdd ou tout autre motif de départ d’un salarié, vous devrez alors remettre différents documents légaux de fin de contrat au salarié concerné.
Dans le cas où vous ne connaissez pas les documents que vous devrez fournir lors de la rupture d’un contrat et que vous ne connaissez pas les informations qu’ils doivent contenir, Terre d’Entrepreneurs vous fait le récapitulatif de tout ce que vous devez savoir.
Les documents remis lors d’un licenciement
Avant de rentrer dans les détails de chacun des documents, voici la liste des 3 documents spécifiques à remettre lors d’une rupture de contrat de travail. Quel que soit le motif, (licenciement, démission, rupture conventionnelle…), ils devront être obligatoirement remis :
- Le solde de tout compte,
- Le certificat de travail,
- L’attestation Pôle Emploi.
Le solde de tout compte
Lors d’un licenciement ou d’un autre type de rupture de contrat, vous devez vous acquitter des indemnités qui correspondent à la rupture du contrat de travail, et ainsi, remettre un solde de tout compte au salarié.
Le solde de tout compte est un document qui liste l’ensemble des sommes versées au salarié lors de sa sortie de l’entreprise. Les éléments suivants doivent y figurer :
- Les sommes qui sont versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail comme le salaire, les primes éventuelles, les indemnités de rupture (indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de préavis, indemnité rupture conventionnelle, indemnité compensatrice de congés payés…),les heures supplémentaires, la contrepartie de la clause de non-concurrence…
- La mention qui stipule que le document est établi en 2 exemplaires, dont l’un est remis au salarié.
Le salarié doit vous délivrer un reçu pour solde de tout compte, qui est représenté par sa signature et la vôtre sur les deux exemplaires.
Le solde de tout compte doit être remis au collaborateur à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non.Vous devrez lui donner par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par courrier en main propre contre décharge.
Le salarié a le droit de dénoncer le solde de tout compte dans un délai de 6 mois après sa signature. Il peut contester les prétendus versements effectués par l’employeur.
Au delà de 6 mois, il a un effet libératoire sur les sommes mentionnées dans le document.
Pour contester les sommes mentionnées, le salarié doit vous adresser sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans le cas d’un “trop-perçu” de la part du salarié, vous aurez alors 3 ans pour le réclamer.
Le certificat de travail
Vous devrez remettre au salarié concerné un certificat de travail, dès la fin du contrat de travail. La législation ne vous impose pas d’envoyer le certificat de travail au salarié. Il est considéré comme un document “quérable et non portable”.
Pour donner la preuve que le document existe, vous devrez :
- Informer le salarié que son certificat est rédigé et à sa disposition,
- Lui faire signer une décharge, ou lui envoyer par lettre recommandée avec un accusé de réception.
Dans le cas où le certificat de travail n’est pas à la disposition du collaborateur, vous risquez une amende. Si le Conseil de prud’hommes invoque l’existence d’un préjudice au salarié, vous pouvez être condamné à lui verser des dommages et intérêts.
Les mentions obligatoires suivantes doivent apparaître sur le certificat de travail :
- Nom, adresse, siège social et raison social de l’entreprise,
- Identité du salarié,
- Date de début et de fin du contrat de travail du salarié,
- Nature de l’emploi exercé durant le contrat de travail,
- Maintien des garanties de frais de santé et de prévoyance,
- Lieu et date de remise du certificat de travail,
- Signature des deux partis.
Grâce au certificat de travail, le salarié peut prouver les conditions de prestation de travail aux caisses de retraite, mais aussi qu’il est libre de tout engagement pour un autre emploi.
L’attestation Pôle Emploi
Vous devrez remettre une attestation Pôle Emploi à votre salarié lors de la rupture du contrat de travail.
La loi ne vous impose pas d’envoyer l’attestation au collaborateur par courrier. Mais, comme pour le certificat de travail, elle doit être à la disposition du salarié. Nous vous recommandons tout de même de l’envoyer par lettre avec accusé de réception ou de la remettre en main propre contre décharge.
Grâce à l’attestation Pôle Emploi, le salarié peut faire valoir ses droits aux allocations chômage.
Depuis le 1er Janvier 2017, toute entreprise doit obligatoirement mettre en œuvre la DSN et déclarer une fin de contrat d’un salarié en procédure DSN.
A noter que depuis le 1er Juin 2021, les anciens modèles d’attestations ne sont plus acceptés par Pôle Emploi.
A partir de Janvier 2022, la DSN et la transmission du signalement de fin de contrat de travail unique seront les seules moyens d’obtenir l’attestation employeur. Pour les chefs d’entreprise non concernés par la DSN, vous devrez utiliser l’espace employeur sur le site de Pôle Emploi.
Concernant le contenu de l’attestation Pôle Emploi, vous devrez retrouver :
- L’identité du salarié
- La qualification du salarié,
- Le motif de licenciement,
- La durée de l’emploi,
- Le montant des 12 dernières rémunérations,
- Les coordonnées, ainsi que la fonction de la personne qui signe l’attestation.
Bénéficiez de l’accompagnement d’un expert dans les formalités de licenciement
Les licenciements constituent des démarches administratives qu’il faut connaître et gérer. Cependant, tous les entrepreneurs ne bénéficient pas du même niveau de connaissance et de compétences à propos des différents documents à établir. Un expert peut vous aider à être en règle administrativement et vous donne des conseils personnalisés.
Nous vous recommandons donc de faire appel à un professionnel comme Terre d’Entrepreneurs, cabinet d’expert comptable à Lille, Arras et Pévèle.
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