Tout chef d’entreprise est confronté à plusieurs formalités administratives au cours de son activité. Pour avoir du personnel, l’embauche est une partie importante, mais qui nécessite cependant des obligations qui sont à la charge de l’employeur.
Les déclarations sociales font partie des formalités que l’employeur sera obligé de connaître et d’établir. Elles sont liées au quotidien de l’entreprise, quelle que soit sa taille ou la forme juridique choisie. Il faut alors classer les déclarations sociales en deux catégories :
- Les déclarations ponctuelles (que vous retrouverez lors de l’embauche d’un salarié ou d’un accident de travail par exemple),
- Les déclarations périodiques (que vous pouvez effectuer par mois, par trimestre ou par an).
Pour vous aider à y voir plus clair, Terre d’Entrepreneurs vous liste les différentes déclarations sociales à connaître.
Les déclarations sociales ponctuelles
La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche)
La Déclaration Préalable à l’Embauche est une déclaration systématique et nominative pour chaque salarié que vous allez embaucher. Vous devrez réaliser la DPAE dans les 8 jours qui précèdent la date de l’embauche. En tant qu’employeur, vous serez responsable de la démarche, pour déclarer l’affiliation du salarié aux organismes sociaux (comme L’URSSAF ou la MSA (Mutualité Sociale Agricole).
La DPAE a plusieurs fonctions :
- Immatriculer l’employeur au régime général de protection sociale,
- Immatriculer le salarié à la caisse primaire d’assurance maladie,
- Affilier l’employeur au régime d’assurance-chômage.
Vous retrouverez des informations comme :
- La dénomination sociale de l’entreprise ainsi que son code APE,
- La date et l’heure de l’embauche du salarié,
- La nature et la durée du contrat du salarié,
- Nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié.
Attention, la DPAE doit impérativement respecter les délais qui sont prévus, sous peine de risquer des sanctions par l’inspection du travail.
La liste de toutes les autres déclarations obligatoires au niveau de l’embauche
Selon votre situation, vous avez plusieurs options de déclarations sociales qui peuvent être obligatoires :
- LE TESE (Titre Emploi-Service Entreprise)
Il fait office de contrat de travail mais aussi de DPAE, et concerne les entreprises comptant moins de 19 salariés. L’objectif du TESE est de faciliter les formalités sociales liées à l’emploi et d’alléger la gestion administrative de vos salariés.
- Le TESA (Titre Emploi Simplifié Agricole)
Créé par la Mutualité Sociale Agricole, le TESA est un service gratuit qui facilite le recrutement des salariés agricoles. Il inclut l’embauche d’employés en CDD pour une durée maximale de 3 mois, avec une rémunération brute qui ne doit pas excéder 9933 euros.
- Le TEF (Titre Emploi Forain)
Il s’agit d’une déclinaison du TESE, et permet de déclarer le travailleur à l’URSSAF dès l’embauche. Il concerne les employeurs du secteur des forains, qui embauchent des salariés occasionnels.
- Le GUSO (Guichet Unique du Spectacle Occasionnel)
Il s’agit d’un service dédié aux employeurs qui engagent de façon occasionnelle, un voire plusieurs intermittents du spectacle vivant. Le GUSO laisse donc la possibilité de déclarer les cotisations sociales d’un artiste ou d’un technicien professionnel qui serait embauché pour l’occasion.
La DAT (Déclaration d’Accident du Travail)
Dans le quotidien d’une entreprise, il est possible qu’un employé soit victime d’un accident du travail. Dans ce cas, il doit informer l’employeur dans les plus brefs délais.
L’employeur à 48 heures après avoir eu connaissance de l’accident pour établir une déclaration d’accident de travail et l’envoyer à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) où est inscrit le salarié. Il faut remplir un formulaire papier et transmettre à l’employé la feuille d’accident du travail remise par la CPAM (l’ensemble de ses frais médicaux pourront alors être pris en charge).
Il est également possible d’établir la déclaration d’accident du travail directement en ligne sur le service DAT du site net-entreprises.fr Vous devez accompagner la déclaration à la CPAM d’un accusé de réception (en 3 modèles).
Les déclarations sociales périodiques
La DSN (Déclaration Sociale Nominative)
Il s’agit d’une déclaration mensuelle qui contient la quasi totalité des déclarations sociales auprès des organismes de protection sociale :
- Pour la déclaration unifiée des cotisations sociales
- Pour les caisses de retraite complémentaire
- Pour les caisses de mutuelle et prévoyance
- Pour les caisses de congés payés depuis janvier 2022
Une DSN événementielle est également envoyée en cas d’arrêt maladie (attestation de salaire pour le règlement des indemnités journalières) ou en cas de sortie du salarié de l’entreprise (attestation pôle emploi).
Obligatoire depuis le 1er Janvier 2017, elle concerne tous les travailleurs soumis au régime général.
La DSN est avantageuse pour tous (employeur, salariés, organismes de sécurité sociale). L’employeur va gagner du temps et va pouvoir éviter de potentiels litiges (avec l’employé ou les organismes sociaux). L’employé évite toute perte de droits aux prestations sociales (pour cause d’erreur dans une déclaration, de fraude…). Puis, pour les organismes de protection sociale, les procédures sont optimisées.
Quand effectuer les différentes déclarations sociales ?
L’échéance de la DSN est fixée en fonction du nombre de salariés travaillant dans l’entreprise ainsi que des dates de paiement de salaires. Dans le cas où l’entreprise compte un minimum de 50 salariés et règle l’ensemble des salaires le même mois que la période de travail, vous devez transmettre la Déclaration Sociale Nominative le 5 du mois suivant. Dans les autres cas, elle doit être transmise au plus tard le 15 du mois suivant.
La liste des autres déclarations sociales périodiques
- La taxe sur les salaires – due par les employeurs qui ne sont pas soumis à la TVA sur la totalité de leur chiffre d’affaires. Elle a une périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle en fonction du montant de la taxe payée l’année précédente.
- La déclaration des salaires auprès de la médecine du travail à échéance trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
- La déclaration de retenue à la source pour les travailleurs frontaliers à échéance trimestrielle.
- La DNA (Déclaration Nominative Annuelle) auprès des caisses de congés payés au plus tard le 15 avril 2022 – déclaration supprimée à compter de 2023.
- Le solde libératoire de la taxe d’apprentissage à hauteur de 13% à verser à l’établissement bénéficiaire de choix de l’entreprise au plus tard le 31 mai.
Il existe d’autres déclarations sociales obligatoires avec une périodicité annuelle. Elles sont destinées aux travailleurs non-salariés dans une entreprise. Vous pouvez retrouver :
- La DSI (Déclaration Sociale des Indépendants) pour les non-salariés non agricoles
Elle concerne les artisans, les commerçants, les libéraux et les industriels. Elle a pour objectif de calculer les cotisations sociales d’assurance-maladie, invalidité-décès et allocations familiales, maternité, vieillesse, les contributions sociales…
- La DRP (Déclaration de Revenus Professionnels) pour les non-salariés agricoles (et quelques professions libérales)
La DRP est à destination des non-salariés agricoles et de quelques professions libérales. Elle a pour objectif de calculer les cotisations de sécurités sociales obligatoires, la CSG (Cotisation Sociale Généralisée), ainsi que la CRDS (Contribution pour le Remboursement de la Dette Sociale).
Faites vous accompagner par des experts pour vos déclarations sociales et vos formalités d’embauche
En tant qu’entrepreneur, dans le cas d’une embauche, vous serez toujours dans l’obligation de connaître et d’établir les différentes formalités prévues par la législation.
Pour être certain de bien remplir vos différentes déclarations sociales et formalités d’embauche, nous vous recommandons de vous faire accompagner par des experts, comme Terre d’Entrepreneurs, cabinet comptable à Lille, Arras et Pévèle.
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