Skip links

Comment bien préparer son inventaire ?

L’inventaire des stocks, aussi appelé inventaire comptable, représente une étape indispensable et obligatoire dans la gestion de son entreprise. Pour les nouveaux entrepreneurs et leurs équipes, il s’agit d’une toute nouvelle organisation à adopter. Afin de bien préparer vos futurs inventaires, Terre d’Entrepreneurs vous conseille sur le déroulement et la méthode à appliquer.

Définition de l’inventaire

L’inventaire des stocks consiste à compter et évaluer les stocks disponibles dans l’actif d’une entreprise commerciale. 

Les deux différents types d’inventaire sont :

  • L’inventaire permanent, s’effectuant tout au long de son exercice, en temps réel. Tous les mouvements de marchandises (entrée ou sortie) seront référencés.
  • L’inventaire physique, à effectuer au minimum une fois par an lors de la clôture de son exercice.

En quoi l’inventaire est-il une action essentielle pour votre entreprise ?

Les bénéfices pour l’entreprise

Les inventaires ont une réelle valeur ajoutée pour les entreprises, en les réalisant méthodiquement et avec une bonne préparation, vous pourrez :

  • Obtenir une bonne représentation de votre bilan comptable
  • Bénéficier d’une vision sur vos stocks
  • Définir vos fréquences d’approvisionnement et les quantités liées en fonction de votre stock cyclique et de votre stock de sécurité
  • Prendre des décisions sur vos futures politiques d’achats et de ventes de marchandises
  • Éviter les erreurs de gestion

 

Les obligations légales associées

Excellent outil de pilotage, l’inventaire est aussi soumis à diverses obligations légales.

Chaque personne ayant le statut de commerçant a l’obligation de réaliser un inventaire physique de façon annuelle. Il doit avoir lieu en fin d’exercice comptable si l’entreprise n’a pas établi un inventaire permanent.

L’inventaire est l’un des éléments permettant d’établir le bilan et les comptes annuels, obligation qui se tient durant la même période : à la fin de l’exercice comptable.

La méthodologie et le déroulement

Pour réaliser l’inventaire, il vous faudra mettre en place un système de comptage pour chaque élément de vos stocks. L’inventaire concerne les matières premières, les marchandises et tous les produits en cours de fabrication ou finis.

D’ordinaire, pour les inventaires physiques, votre magasin ou toute autre activité devra fermer temporairement sur toute sa durée. Profitez-en pour demander à toutes vos équipes de vous accompagner lors de sa réalisation. La fermeture a pour effet de couper les flux entrants et sortants de marchandises, pour ne pas créer d’écart dans vos stocks et provoquer des erreurs de comptabilité. Attention si votre activité propose ventes en ligne

Selon la taille de la société, l’inventaire peut prendre une forme plus ou moins complexe. Les petites entreprises peuvent simplement reprendre les factures d’achat et de vente, vérifier leur stock et transmettre la liste à leur expert-comptable. Pour les plus grandes entreprises, l’organisation nécessite une méthodologie encore plus rigoureuse. 

Les points suivants peuvent constituer des étapes importantes pour bien préparer son inventaire :

  • Création des équipes de comptage (souvent par paire). L’un pourra s’occuper du comptage et le second remplira la feuille de comptage.
  • Choix d’un ou plusieurs superviseurs ou responsables qui auront un rôle de vérification ou de contrôle sur le travail des équipes de comptage. Il peut s’agir d’un prestataire extérieur également.
  • Élaboration des feuilles de comptage. Elles seront remplies par les équipes de comptage et devront être validées par un responsable ou superviseur, qui pourra vérifier lui-même le comptage. La double vérification peut être une bonne approche pour gagner en pertinence.
  • Mise en place d’une méthode de comptage. L’organisation peut prendre différentes formes : par zones (réserve, magasin…), par type de produits,… Quelle que soit votre méthode de comptage, chaque espace contenant des matières premières ou des stocks doit être vérifié.
  • Un double comptage peut être mis en place pour éviter d’éventuels écarts ou erreurs.
  • Après l’inventaire, centraliser les données des différentes feuilles de comptage.

La valorisation des stocks de l’inventaire

Valoriser le coût des stocks de l’entreprise après l’inventaire vous permet de bénéficier d’un bon indicateur sur votre politique de stockage, d’achat et de vente. 

Pour les activités de production, il s’agira d’identifier les coûts de production. Pour les activités commerciales, il vous faudra établir les coûts d’achat. Les deux méthodes les plus utilisées sont : Le “premier entré, premier sorti” (PEPS) et le “coût unitaire moyen pondéré” (CUMP).

  • Le premier entré, premier sorti est plus communément utilisé par les petites entreprises. Basées sur un ordre chronologique, vos sorties de produits seront valorisées au coût du produit le plus ancien dans vos stocks. 

Concrètement, si vous achetez un stock de 10 produits à 5 euros, que son prix passe à 6 euros et que vous achetez 15 produits supplémentaires, vous valoriserez vos 10 premières sorties de produits à 5 euros et les 15 suivantes à 6 euros. Il s’agit simplement de valoriser son prix de sortie au prix d’entrée.

  • Le coût unitaire moyen pondéré, permet de calculer le coût unitaire moyen d’un produit. Il est calculable en fin d’exercice (pour la période d’inventaire physique), ou pour chaque nouvelle entrée en stock (pour l’inventaire permanent). Vous pouvez le calculer avec la formule suivante :

CUMP = (valeur d’achat du stock d’origine + valeur d’achat nouvelle entrée en stock) / (quantité du stock d’origine + quantité de la nouvelle entrée en stock)

Optez pour l’expertise de nos collaborateurs

Dans le cadre de votre activité, il s’agit d’une phase inévitable qui demande une vraie organisation.

Collaborer avec des professionnels peut vous permettre de bénéficier de conseils pour l’organisation de votre inventaire, puis, d’obtenir les interprétations de vos politiques de gestion des stocks.

Une question sur votre projet entrepreneurial ? Contactez-nous.

Retrouvez également notre article sur : “Qu’est-ce qu’un bilan comptable ?

 

 

Leave a comment