En tant qu’entrepreneur, vous allez être confrontés à la fin du contrat de travail de certains de vos salariés. Qu’il s’agisse d’un licenciement, d’une rupture conventionnelle, d’un départ en retraite, d’une démission ou seulement de la date d’échéance du contrat sans renouvellement, vous devrez en qualité d’employeur, remettre au salarié concerné divers documents.
En effet, la législation impose que vous remettiez obligatoirement un reçu de solde de tout compte, un certificat de travail et une attestation Pôle emploi, quelle que soit la cause de sortie du salarié.
Vous pouvez également retrouver des documents facultatifs, ainsi que des dispositions supplémentaires dans le cas d’une obligation de non-concurrence ou dans le cas d’un dispositif d’intéressement.
Vous ne connaissez pas les détails concernant les documents de fin de contrat de travail à remettre à vos salariés ? Le cabinet d’experts-comptables Terre d’Entrepreneurs évoque l’ensemble du sujet dans cet article.
Les documents obligatoires lors de la fin du contrat de travail
Liste des documents requis pour une fin de contrat de travail
- Le certificat de travail
Lors de la fin du contrat de son contrat de travail, vous devez remettre à votre salarié un certificat de travail. Il doit comporter les informations suivantes :
- L’identité de l’employeur,
- L’identité du salarié,
- La date d’entrée et de sortie du salarié de l’entreprise,
- Le poste occupé par le salarié, ou dans le cas d’une évolution durant l’activité, les postes qu’il aura occupés durant son contrat de travail,
- Les diverses informations utiles (le salarié libre de tout engagement par exemple),
- La date et le lieu où le certificat a été délivré, ainsi que la signature de l’employeur,
- La mention du maintien des garanties de prévoyance de frais de santé et liés au décès, à l’incapacité de travail et à l’invalidité.
N’oubliez pas de prévenir votre organisme assureur de la cessation du contrat de travail de votre salarié.
Attention, dans le cas d’une mention inexacte, ou dans le cas où vous ne remettez pas le certificat de travail au salarié, il peut saisir le conseil de prud’hommes et solliciter des dommages et intérêts.
- Le reçu pour solde de tout compte
Vous devrez également remettre à votre salarié un reçu de solde de tout compte. Dans le document, il pourra retrouver toutes les sommes que votre entreprise lui doit.
Concernant les différentes informations qui y figurent, vous devez faire apparaître :
- La mention “Reçu pour solde de tout compte”,
- Les informations concernant votre entreprise et le salarié (identité, coordonnées…),
- Les différentes sommes versées au salarié,
- La mention qui atteste que le document a été réalisé en double exemplaire et que l’un a été remis au salarié,
- La date et le lieu où le reçu pour solde de tout compte a été réalisé.
Le reçu pour solde de tout compte est forcément signé par l’employeur. Dans le cas où le salarié accepte de le signer également, il atteste avoir reçu les sommes dues. Dans le cas inverse, l’employeur est tout de même dans l’obligation que les sommes soient versées au salarié, qui dispose de 3 ans pour les contester au conseil de prud’hommes.
- L’attestation Pôle emploi
Une attestation Pôle emploi doit être remise au salarié. Elle lui permet de faire valoir ses droits liés aux allocations chômage après la date de fin de son contrat de travail.
De votre côté, vous devrez obligatoirement prévoir un exemplaire de l’attestation destinée à Pôle emploi.
La forme de l’attestation étant déjà établie, vous y retrouverez :
- Les informations relatives au salarié (identité, poste…)
- La cause de la rupture du contrat de travail,
- La durée de la totalité du contrat de travail,
- La valeur de l’ensemble des rémunérations brutes assujettit aux cotisations sociales depuis 1 an (il comprend les salaires, les indemnités, les éventuelles primes…),
- Les informations à propos de la caisse de retraite complémentaire où le salarié est affilié,
- Le cachet du signataire.
Pour obtenir l’attestation :
- Dans le cas où vous embauchez jusqu’à 10 salariés, vous pouvez vous adresser à l’agence Pôle emploi dont vous dépendez, ou directement vous rendre sur le site de Pôle emploi.
- À partir de 11 salariés, vous devrez la remplir en ligne sur le site de Pôle emploi.
En cas de retard de la remise de l’attestation Pôle emploi, ayant un impact sur le versement des allocations chômage au salarié, votre collaborateur peut saisir le conseil de prud’hommes.
Les documents facultatifs selon la situation
Il y a deux cas à distinguer qui peuvent vous amener à établir un document supplémentaire ou verser une indemnité à votre salarié. Vous pouvez retrouver :
- Dans le cas d’un dispositif d’intéressement
Vous devez remettre au salarié un état récapitulatif de l’ensemble des sommes et des valeurs mobilières épargnées au sein de l’entreprise.
- Dans le cas d’une obligation de non-concurrence
Vous devez verser une indemnité au salarié lorsqu’une obligation de non-concurrence est prévue. Elle prend effet dès la fin du contrat de travail.
Les indemnités seront versées selon les périodes prévues par le contrat, ou par paiement immédiat en capital en fonction de la rédaction des clauses.
L’accompagnement de Terre d’Entrepreneurs, cabinet d’expertise comptable à Lille, Arras et Pévèle
Les arrivées et les départs de salariés font intégralement partie de la vie d’une entreprise. Il faut donc anticiper l’ensemble des situations pour être prêt et ne pas s’exposer à de potentiels litiges aux prud’hommes, où vous risquerez de devoir verser des dommages et intérêts à vos anciens collaborateurs.
Pour être informé de conseils sur mesure concernant la situation de vos collaborateurs et pour les fins de contrats, faites vous accompagner par des experts comme Terre d’Entrepreneurs, cabinet d’expertise comptable à Lille, Arras et Pévèle.
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