Tout entrepreneur et toutes personnes physiques et morales, quelle que soit la nature de son activité (entreprise, particulier employeur, travailleurs indépendant, professionnel de santé, assuré volontaire, association…), sont redevables de cotisations sociales ou ont l’obligation d’établir des déclarations sociales. Elles peuvent alors faire l’objet d’un contrôle d’URSSAF.
Il s’agit d’une formalité administrative qui peut engendrer de la peur, du fait de la méconnaissance du procédé. Dans le cas où votre comptabilité est bien tenue et que vous n’avez rien à vous reprocher, le contrôle ne vous posera aucun problème.
Dans le but de vous éclairer et de vous rassurer, Terre d’Entrepreneurs évoque aujourd’hui le contrôle d’URSSAF et son déroulé.
Qu’est-ce que le contrôle d’URSSAF ?
L’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales) est chargée par l’Etat de collecter les cotisations sociales des entreprises pour la Sécurité Sociale.
Le contrôle d’URSSAF a pour but de voir si vous avez réglé correctement vos cotisations sociales. Dans le cas inverse, le contrôle rectifiera les erreurs de paiement sur les cotisations dues.
Les cotisations concernées sont l’ensemble des cotisations et contributions sociales, qui sont liées à l’URSSAF sur les 3 dernières années.
Attention, il est nécessaire de bien faire la distinction entre le contrôle d’URSSAF et le contrôle fiscal. En effet, le contrôle d’URSSAF vérifie les cotisations sociales, alors que le contrôle fiscal procède à la vérification des impôts et des taxes.
Quels sont les différents types de contrôle d’URSSAF ?
Il existe 2 types de contrôle d’URSSAF :
- Le contrôle sur pièces : Dans le cas où votre entreprise compte moins de 11 employés au 31 décembre de l’année avant le contrôle, l’URSSAF a le choix de faire un contrôle sur pièces. Dans ce cas, vous serez convoqués dans les locaux de l’URSSAF ou de la CGSS (Caisse Générale de Sécurité Sociale). Il vous faudra apporter toutes les pièces justificatives, ainsi que tous les documents nécessaires pour procéder à la vérification. En revanche, votre présence n’est pas nécessaire durant toute la durée du contrôle.
- Le contrôle sur place : Pour les sociétés de plus de 11 employés, le contrôle d’URSSAF aura lieu plutôt dans les locaux de votre entreprise, ou dans certains cas, dans les locaux de votre expert comptable (à votre demande).
Le déroulé d’un contrôle d’URSSAF
Le contrôle d’URSSAF fait partie de la vie d’une entreprise et il ne signifie pas que vous êtes suspecté d’avoir mal agi au niveau de votre comptabilité. Il s’agit simplement d’une étape obligatoire.
Il faut savoir que les facteurs suivants peuvent augmenter la probabilité de contrôle :
- Dans le cas où certaines incohérences sont relevées par l’URSSAF dans votre déclaration sociale,
- Dans le cas où vous exercez une activité en BtoB et que l’un de vos clients est contrôlé, et qu’il en fait la demande pour obtenir un croisement de données,
- Dans le cas de multiples retard de paiement,
- Dans le cas où vous avez fait l’objet d’un redressement de la part du fisc.
Vous pouvez également faire la demande de faire l’objet d’un contrôle d’URSSAF pour vérification. Dans le cas où des irrégularités sont constatées, vous devrez régler les cotisations dues, mais vous n’aurez aucune pénalité.
Le contrôle d’URSSAF est alors composé de 5 phases :
- L’avis de contrôle
Vous recevrez un courrier au minimum 15 jours à l’avance, vous prévenant que vous allez faire l’objet d’un contrôle. Vous y retrouverez la date du contrôle, l’identité du contrôleur, mais aussi une liste de l’ensemble des documents à présenter.
Vous aurez notamment les documents suivants à fournir :
- L’avis d’imposition,
- Les statuts,
- Les différentes factures,
- La déclaration sociale,
- Les contrats de travail,
- Les bulletins de salaires,
- Les documents comptables,…
À noter que toute tentative d’évitement ou de mensonge sera considérée comme étant un obstacle à contrôle, qui sera sanctionné par des pénalités financières.
- Le contrôle
Le contrôleur va analyser l’ensemble des documents que vous aurez préparés et va procéder aux calculs nécessaires. Il pourra alors vérifier :
- Les montants de cotisations que vous avez payés,
- Les rémunérations soumises à cotisations, les avantages en nature,
- Les frais professionnels qui sont déductibles des cotisations,
- Les exonérations et allègements de cotisations,
- Les factures pour justifier des dépenses engagées
Un ou plusieurs agents de recouvrement peuvent réaliser le contrôle. Selon le type de contrôle, ce sera à vous, ou aux agents de se déplacer (cf. partie “quels sont les différents types de contrôle d’URSSAF”).
Les inspecteurs sont strictement soumis au secret professionnel et peuvent intervenir sur tout le territoire Français. Pour mieux aborder votre contrôle, voici les droits du contrôleur :
- Dans le cas d’un contrôle sur place, il lui sera possible d’utiliser votre matériel informatique pour accéder à certains documents numériques (avec votre accord). Vous disposez de 15 jours après l’avis de contrôle pour refuser l’utilisation de votre matériel informatique. Cependant, vous devrez proposer une solution alternative au contrôleur.
- L’inspecteur peut interroger l’ensemble de vos salariés et les personnes rémunérées par votre entreprise pour récolter des informations. Vous n’aurez pas le droit de vous y opposer.
Le contrôle d’URSSAF peut durer jusqu’à 3 mois maximum (entre le début du contrôle et l’envoi de la lettre d’observations).
- La lettre d’observations
Vous recevrez la lettre d’observations, qui recense l’ensemble des conclusions suite au contrôle d’URSSAF. Dans le cas d’un redressement, vous retrouverez sa nature, son calcul et son montant.
- La période contradictoire
Après avoir reçu la lettre d’observations, vous disposez d’un droit de réponse pour faire connaître votre position en cas de désaccord sur l’une ou plusieurs des conclusions.
Dans le cas où vous répondez dans les 30 jours réglementaires, l’inspecteur est obligé de vous répondre, et ainsi, de vous prévenir de sa décision de maintenir ou non le redressement. S’il choisit de la maintenir, il va envoyer un procès-verbal de contrôle à l’URSSAF.
- Le rapport de contrôle
Il s’agit de la décision finale du contrôle que vous recevrez par courrier. Vous retrouverez alors 3 options possibles :
- Aucun redressement : Dans le cas où vous avez bien payé vos cotisations, aucune mesure ne sera prise.
- Un crédit doit vous être versé.
- Un redressement : Vous aurez une somme à payer pour être en règle avec vos cotisations et contributions sociales dues.
Dans le cas où un redressement est décidé, vous recevrez une mise en demeure et vous aurez un mois pour régler la somme. Il est également encore possible de contester la décision finale avec la CRA (Commission de Recours à l’Amiable).
Vous disposez d’un délai de 2 mois après réception pour saisir la Commission de Recours à l’Amiable.
Entourez-vous d’experts pour gérer votre comptabilité et aborder au mieux de potentiels contrôles
Vous l’aurez compris, le contrôle d’URSSAF est une procédure qui peut arriver à toutes les entreprises et à tout moment. Pour y être préparé, il faut connaître les différentes étapes de la procédure, et surtout, s’assurer de bien tenir sa comptabilité en étant à jour sur le règlement de vos cotisations sociales.
Pour obtenir des conseils personnalisés et être sur d’avoir une comptabilité à jour, nous vous recommandons de vous entourer de professionnels comme Terre d’Entrepreneurs, cabinet comptable à Lille, Arras et Pévèle.
Vous pouvez également poursuivre votre lecture avec notre article “Quelle réduction d’impôt pour les dons aux associations ?”.
Vous avez une question ? Contactez-nous ici.
